Регулярная выверка счетов главной книги крайне важна для ведения точной деловой документации и важна для внутреннего контроля компании. Целью выверки является выявление счетов главной книги, которые содержат существенные ошибки, объяснение ошибок и внесение корректировок в записи журнала. Долларовая стоимость существенных ошибок компании зависит от доходов компании и нормального уровня транзакций. Компания может выверять определенные счета главной книги на основе предполагаемого уровня риска того, что счет может содержать ошибку. Этот уровень риска связан с количеством транзакций, которые происходят на счете, а также со сложностью транзакций.
1
Просмотрите корректировочные записи журнала, сделанные после предыдущей сверки. Проверьте правильность введенной суммы в долларах и затронутых счетов. Изучите документацию, подтверждающую запись, например, исправленный счет за оказанные услуги или счет купли-продажи на покупку автомобиля.
2
Подготовьте список необычных транзакций и транзакций, которые не имеют подтверждающей документации для выверенных счетов главной книги. Имейте в виду, что необычная транзакция может иметь подтверждающую документацию, но все же считаться странной для компании. Например, если пекарня приобрела компьютер и счет-фактура прикреплен к записи журнала, но пекарня не имеет компьютера в магазине, может возникнуть вопрос, где находится компьютер. Владелец может иметь компьютер дома, все еще в коробке, и ждать, пока технический специалист настроит его, чтобы упростить отслеживание заказов. С другой стороны, владелец пекарни мог принести компьютер домой, чтобы его сын использовал в колледже, и использовал коммерческие фонды для оплаты компьютера.
3
Проверьте главную книгу на предмет неточностей. Все совершают ошибки; возможно, что сотрудник разместил действительную транзакцию не на тот счет. Ошибки в проводке могут быть небольшими в общей картине финансового положения компании, но всегда полезно представить как можно точнее финансовые данные. Регулярная выверка главной книги позволяет исправить ошибки до того, как их станет труднее изолировать.
