Обработка заработной платы требует осторожного обращения для обеспечения точных расчетов заработной платы и соблюдения налоговых требований. Работодатель может использовать внутреннюю компьютеризированную систему, в которой программное обеспечение для расчета заработной платы выполняет вычисления, или он может передать задачу поставщику услуг по расчету заработной платы для обработки расчетов. Он также может использовать ручную систему, что требует еще большей осторожности.
Идентификация
Расчет заработной платы вручную означает, что платежная ведомость обрабатывается вручную. Это не требует вложений в программное обеспечение для расчета заработной платы. В такое программное обеспечение встроены ставки, что исключает ручной расчет налогов на заработную плату. Кроме того, программа рассчитывает заработную плату и сохраняет данные о заработной плате сотрудников. При ручном расчете представитель по заработной плате должен вручную рассчитывать все заработные платы и требуемые удержания. Если представитель не будет осторожен, она может ошибиться.
Требования
Как правило, все, что требуется для выполнения расчета заработной платы вручную, - это калькулятор, пустые чеки, пишущая машинка (если чеки не написаны от руки) и стационарные устройства. Сотрудник, который занимается расчетом заработной платы, должен иметь достаточное представление о законах о заработной плате, чтобы умело выполнять расчеты. Например, он должен быть в курсе законов Министерства труда США о заработной плате и налогового законодательства Налоговой службы США. Если он недостаточно хорошо понимает эти законы, результатом могут быть ошибочные платежи и несоблюдение законов о заработной плате, что приведет к выплатам и штрафам.
Типы
Существует много различных типов расчета заработной платы вручную. Представитель по заработной плате вручную вычисляет почасовое рабочее время, которое включает в себя вычисление данных учета рабочего времени. Она вручную рассчитывает заработную плату, что включает деление годовой заработной платы на количество периодов выплаты заработной платы в году. Она вручную вычисляет дополнительную оплату, такую как сверхурочная работа, выходное пособие и ретроактивная выплата в связи с увеличением заработной платы.
Она также вручную обрабатывает новые приемы на работу и увольнения и рассчитывает налоги на заработную плату. Последнее включает определение удерживаемой суммы для федерального подоходного налога, подоходного налога штата (если применимо), налога на социальное обеспечение и налога на медицинское обслуживание. Она должна рассчитывать установленные законом вычеты, такие как прибавки к заработной плате и удержание алиментов, а также добровольные вычеты, такие как пенсионные, медицинские, инвалидные, пожизненные и стоматологические пособия.
Налоговые ресурсы
При ручном расчете федерального подоходного налога представитель по заработной плате всегда должен обращаться к Циркуляру E IRS (Руководство по налогообложению работодателя), в котором работодателю сообщается, как удерживать, сообщать и платить федеральные налоги на заработную плату. Он содержит таблицы федерального налога, необходимые для ручного расчета удерживаемой суммы для сотрудников, а также ставок налогов на социальное обеспечение и медицинское обслуживание. Кроме того, он должен использовать форму W-4 сотрудника для расчета федерального подоходного налога.
Предупреждение
Работодатель должен выполнять расчет заработной платы вручную только в том случае, если она небольшая, например, менее 10 рабочих, из-за склонности к ошибкам в процессе.
