Сила метода двойной записи заключается в его самоконтрольном характере, что приводит к уверенности в том, что финансовая отчетность предприятия является полной и точной. Пробный баланс - это бухгалтерский отчет, который менее важен сейчас, когда компьютерное программное обеспечение для бухгалтерского учета использует процедуру двойной записи, требующую единственной записи транзакции и, следовательно, устраняющую ошибки транскрипции между дебетовыми и кредитовыми записями любой одной транзакции.
Тем не менее, пробный баланс все еще имеет место, когда бухгалтер или бухгалтер хочет показать состояние генерала, прежде чем вносить исправления ошибок, называемые корректировками, необходимые, когда пробный баланс не может быть сбалансирован. Независимо от того, используете ли вы ручные или компьютерные системы бухгалтерского учета, нескорректированный пробный баланс служит мощным внутренним документом для поддержания точности счетов компании.
Структурирование отчета о нескорректированном пробном балансе
В своей простейшей форме отчет пробного баланса состоит из трех столбцов: имя счета и суммы дебета и кредита для каждого счета. Счета по своей природе являются дебетовыми или кредитными, поэтому в соответствующем столбце обычно содержатся только данные. Другой столбец имеет нулевое значение. Итоговые суммы дебетов и кредитов для всех счетов должны быть равными, чтобы помочь подтвердить точность данных в главной книге, и пробный баланс не будет сбалансирован, если транзакция введена неправильно как на одном дебетовом, так и на кредитном счетах. Подготовка отчета о пробном балансе перед внесением исправлений называется нескорректированным пробным балансом. Если в нем нет ошибок или если позже в счета вносятся исправления для приведения его в баланс, последующий отчет называется скорректированным пробным балансом.
На каких счетах с наибольшей вероятностью будет дебетовый остаток?
Как правило, такие счета, как расходы, убытки, активы, денежные средства и расчетный счет владельца, имеют дебетовое сальдо. Это счета, значения которых увеличиваются с дебетовыми записями и уменьшаются с записями по кредиту. Аналогичным образом, такие счета, как продажи, прирост капитала, обязательства и собственный капитал, имеют кредитовые остатки. Их остатки увеличиваются при кредитовании и уменьшаются при дебетах.
Все транзакции создают как дебетовую, так и кредитовую запись, даже если вы вводите транзакцию только один раз в бухгалтерском приложении, которое создает формат двойной записи в программном обеспечении. Например, компания, получившая банковский заем в размере 5000 долларов, будет списывать со своего денежного счета, увеличивая стоимость этого счета на 5000 долларов, одновременно кредитуя свой счет к оплате векселями на ту же сумму, поскольку сумма непогашенных ссуд увеличилась.
Что такое пример ошибки транскрипции?
Рассмотрим банковский заем в размере 5000 долларов с точки зрения пробного баланса. Если совпадают и дебетовые, и кредитовые записи, эта транзакция остается в балансе и не оказывает отрицательного влияния на пробный баланс главной книги. Тем не менее, представьте компанию, использующую ручную систему бухгалтерского учета, и запись ссуды была списана с денежного счета в размере 5000 долларов, но зачислена на счет векселей к оплате как 500 долларов. Для главной книги, включающей эти счета, пробный баланс не будет сбалансирован, если он не будет решен. Поскольку суммы дебета и кредита легко сравниваются в отчете пробного баланса, нескорректированный пробный баланс покажет разницу в 4500 долларов между дебетом и кредитом. Отсутствующий ноль является примером ошибки транскрипции, обнаруженной в отчете пробного баланса.
Ошибки, обнаруженные нескорректированным пробным балансом
Несмотря на то, что он достаточно эффективен для выявления некоторых видов ошибок, нескорректированный пробный баланс не позволяет точно определить каждую ошибку, и на самом деле есть некоторые типы ошибок, которые не могут быть обнаружены пробным балансом. Например, если бухгалтерская книга отключена на 0,80 доллара, какой процесс вы бы использовали, чтобы найти ошибку? Есть ряд шагов, которые вы можете проработать, увеличивая сложность, но первое, что нужно учитывать, - это степень дисбаланса. Число вроде 0,80 доллара может означать просто отбрасывание центов от одной записи. Таким образом, логично, что вы можете искать транзакции по дебетам или кредитам, в зависимости от того, что больше 80 центов, на сумму, оканчивающуюся на 0,80 доллара, и проверять соответствующую запись в другом счете.
Однако разница в 80 центов может быть накопительной или случайной, что затрудняет поиск. Общие шаги по поиску ошибок в пробных балансах включают:
- Неправильное добавление столбцов пробного баланса: найдено, просто перепроверив добавление.
- Отсутствует счет главной книги: сравните сумму дисбаланса с записями счета в столбце с более высоким значением, чтобы найти счет, который отсутствует в столбце с более низким значением.
- Ввод счета в неправильный столбец главной книги: разделите сумму дисбаланса на 2 и найдите остатки на счетах для этой суммы.
- Разделите величину дисбаланса на 9: если дисбаланс делится на 9, вероятно, ошибка возникает из-за перестановки (переключение цифр) или перестановки (неправильное размещение десятичной точки).
Если ошибки по-прежнему остаются, вам необходимо выполнить поиск в отдельных учетных записях, включенных в пробный баланс.
Предупреждение
Некоторые ошибки не обнаруживаются пробным балансом, включая такие ошибки, как пропущенные транзакции или ошибки, которые записываются неправильно, но одинаково в двух учетных записях. Несбалансированные пробные весы определенно указывают на ошибки, тогда как сбалансированные пробные весы могут быть или не быть свободными от ошибок.
