Успешные владельцы малого бизнеса часто ведут вторую, третью или даже четвертую группу записей о дебиторской задолженности. На первый взгляд может показаться, что создание и ведение счетов дочерней дебиторской задолженности - это слишком много дополнительной работы. Но, по словам сертифицированного аудитора из Лос-Анджелеса Рика Норриса, преимущества этого стоят затраченных усилий. Ведение счетов дебиторской задолженности дочерних компаний помогает отслеживать просроченную задолженность, классифицировать прибыль в зависимости от проекта, предотвращать мошенничество со стороны сотрудников и создавать прибыльную демографическую группу.
Объяснение
Главная книга счетов дебиторской задолженности - это в основном список клиентов, которые задолжали вашей компании. Бухгалтеры используют их, чтобы дать более подробный отчет о кредите, предоставленном клиентам вашим бизнесом. Общая сумма бухгалтерской книги дебиторской задолженности вашей дочерней компании должна равняться балансу вашей дебиторской задолженности. Норрис привел пример: «Если у вас есть три клиента, которые должны вам 500 долларов, 1000 долларов на вашем дочернем счете и 1500 долларов, ваша общая дебиторская задолженность должна составлять 3000 долларов».
Цель
Основная цель вспомогательных регистров - отслеживать платежи клиентов и предотвращать случаи переплат и других бухгалтерских ошибок. «Дьявол кроется в деталях, - сказал Норрис, - если владелец компании не заглянет за пределы баланса, она никогда не узнает, что существует проблема, связанная с переплатой клиента». Например, в отчетах о дебиторской задолженности может быть указано 3000 долларов, но в вашей вспомогательной бухгалтерской книге указано «3000 долларов + 500–500 долларов», о которых вы иначе не узнали бы, что была переплата.
Мошенничество
Регистры дочерней дебиторской задолженности также являются важным инструментом для выявления внутреннего мошенничества и хищений. Некоторые распространенные мошенничества с дебиторской задолженностью, которые предотвращаются с помощью вспомогательных бухгалтерских книг, включают притирку, фиктивную дебиторскую задолженность, компенсируемую фиктивными продажами, заимствования под дебиторскую задолженность с использованием счетов в качестве обеспечения и проводку платежа одного клиента на счет другого клиента для маскировки кражи. «Внутренний контроль компании должен быть реализован для предотвращения или выявления такой практики», - заявил Норрис; «что включает в себя правильное использование и проверку вспомогательных бухгалтерских книг».
Управление проектом
Владельцы малого бизнеса также используют счета дебиторской задолженности дочерних предприятий для управления счетами в соответствии с конкретными проектами. «У меня есть музыкальные клиенты, которые пишут музыку для различных передач, - заметил Норрис. - Их бухгалтерские книги дебиторской задолженности разделены не только по клиентам, но и по шоу, для которых клиенты нанимают их для написания музыки. В таких случаях компания может отслеживать, для каких клиенты должны им деньги, и за какую работу ».
Старые дочерние регистры
Устаревшие дочерние счета - это метод учета, используемый предприятиями для оценки надежности клиентов и отслеживания счетов по умолчанию. Отчет о старении показывает, как долго клиенты задолжали вам деньги, сколько и кто просрочил. «Вспомогательные регистры дебиторской задолженности и старение имеют решающее значение для надлежащего управления дебиторской задолженностью компании, - прокомментировал Норрис. - Если у вас нет вспомогательных регистров, вы не сможете получить подробную информацию о том, какой клиент задерживает платеж». Например, устаревание счетов дебиторской задолженности дочерних компаний может помочь вам определить суммы дебиторской задолженности старше 30, 60 или 90 дней.
Другие преимущества
Еще одно применение счетов к получению дочерних предприятий - это помощь в создании более выгодного демографического и целевого потребителя. «Как только вы получите контроль над своей вспомогательной бухгалтерской книгой, - сказал Норрис, - сегодняшнее бухгалтерское программное обеспечение может предоставить важную информацию, которая поможет в управлении вашим бизнесом». Вспомогательные бухгалтерские книги используются для определения того, какой географический регион платит больше, какая возрастная группа наиболее надежна при денежных переводах или какая отрасль, с которой вы работаете, генерирует большую часть вашего денежного потока.
