Компании используют эффективный обмен информацией посредством отчетов о ходе выполнения проектов, отчетов о бюджете, обновлений кадровых ресурсов, отчетов о продажах и отчетов о достигнутых стратегических ориентирах. Эти отчеты предназначены для информирования широкого круга людей о том, что происходит в компании. Они носят промежуточный характер и часто служат основой для официальных отчетов для заинтересованных сторон, совета директоров и регулирующих органов.
Формат
Неформальные бизнес-отчеты обычно пишутся в памятной форме. Поместите «Меморандум» вверху страницы и под этим заголовком укажите дату, кому адресован отчет, от кого исходит отчет и предмет отчета. Темой может быть «Ежедневный отчет о проделанной работе» или другое описательное название. Часто заголовок отделяется от текста меморандума горизонтальной линией. Текст отчета должен быть кратким, основанным на фактах и разбитым на общие заголовки, если он охватывает многоэтапную тему. Любые справочные примечания относятся к нижней части меморандума под другой горизонтальной линией. Прикрепите все документы, на которые есть ссылки в вашем отчете или которые повышают его ясность.
Собирать информацию
Соберите информацию перед тем, как сесть писать отчет. Имейте под рукой все необходимые факты и заметки, чтобы вы могли просмотреть их и решить, как лучше всего передать факты, чтобы ваши читатели полностью оценили ситуацию, о которой сообщается. Неформальный отчет - это информационный инструмент, который может включать вопросы, предложения и призывы к действию. Быстрое размышление о том, что вы хотите сказать перед написанием, сделает отчет кратким и целенаправленным.
Контур
Напишите план, включая введение, вопросы, которые необходимо рассмотреть, и разделы заключения. Неформальный отчет должен быть кратким и содержать только краткое объяснение информации. По возможности используйте маркированные списки, а также графики или диаграммы, если они просты для понимания. Помните о потребностях читателей вашего отчета и ограничьте объем отчета этими требованиями к информации.
Писать
Во введении указывается цель отчета и его объем. Четко пометьте каждый элемент информации заголовком или маркером и ограничьте текст одним или двумя короткими абзацами. Включите только факты, без редакционных комментариев. Раздел заключения - подходящее место для оценок, предложений по дальнейшим действиям и вопросов. При написании отчета держитесь подальше от него, за исключением случаев, когда от вас требуется предоставить анализ или ваше собственное мнение.
