Каждому малому бизнесу нужна система выплаты наличных, которая эффективно и безопасно обрабатывает денежные выплаты компании. Счета к оплате, или A / P, тесно связаны с выплатами наличными, и большинство транзакций обрабатываются через A / P, когда производится оплата наличными. Надлежащая документация является частью эффективной функции выплаты наличных средств, и все выплаты наличными должны регистрироваться в финансовых отчетах компании. Наличие эффективных механизмов внутреннего контроля важно при выплатах наличными и помогает гарантировать, что наличные деньги выплачиваются за законные транзакции.
Счета к оплате
Функция A / P отвечает за утверждение платежей по сделкам с поставщиками и кредиторами компании. A / P утверждает транзакции для оплаты только при наличии подтверждающей документации по транзакции. Поскольку A / P соответствует необходимым документам для утверждения транзакции, предпочтительно, чтобы он не регистрировал фактический платеж поставщику или кредитору, чтобы предотвратить оплату мошеннических или недействительных транзакций.
Документация по сделке
Большинство выплат наличными - это оплата по счетам. Например, когда инвентарь приобретается, транзакция должна иметь счет-фактуру вместе с заказом на покупку и доказательством получения товара до того, как будет произведена оплата по транзакции. Для услуги счет-фактура должен ссылаться на контракт, в котором подробно описывается трудовое соглашение между сторонами. Отсутствие документации может быть признаком незавершенной транзакции, например, недоставки продуктов или услуг или мошенничества.
Запись транзакции
Когда ваш бизнес покупает или получает ценный предмет по определенной цене, он записывается как кредит на пассив или денежный счет. Кредитные операции, записанные как обязательства, оплачиваются в будущем, и после получения необходимой документации обязательство дебетуется, а на сумму платежа зачисляются денежные средства. За записью транзакции в финансовых отчетах следует создание чека или электронного платежа, выдаваемого поставщику.
Внутренние органы управления
Надежный внутренний контроль за выплатой наличных имеет решающее значение для предотвращения потери денежных средств. В идеале сотрудники A / P не должны отвечать за выплаты наличными, чтобы предотвратить оплату недействительных транзакций. Такое разделение обязанностей может защитить ваш денежный счет. Если ваш бизнес слишком мал для такой схемы, сотрудник, не связанный с A / P, должен ежемесячно выверять ваш банковский счет и проводить выборочные проверки денежных выплат, чтобы оценить, являются ли выплаты наличными для действительных транзакций.
