Бизнес-отчет в основном используется для передачи информации. Письмо тоже может передавать информацию, но обычно оно обобщает информацию. Хотя письмо адресовано определенным получателям, отчет может быть отправлен отдельным лицам за пределами компании или опубликован. Отчеты часто форматируются таким образом, чтобы соответствовать от одного отчетного периода к другому, чтобы можно было сравнивать информацию. Если есть текучесть кадров среди сотрудников, заполняющих отчеты, единообразие шаблона отчета также помогает компании поддерживать последовательность в своей практике отчетности.
Длина
Одним из факторов при принятии решения о том, использовать ли деловой отчет или деловое письмо, является объем информации, которую вам необходимо сообщить. Деловое письмо обычно занимает от одной до трех страниц. Если вы передаете более длинную информацию, ее будет легче читать, если она оформлена в виде отчета с обзором, заголовками и заключением. Объемные отчеты должны содержать оглавление, чтобы помочь читателю.
Аудитория
Еще один фактор, который следует учитывать, - это ваша аудитория. Если собранная вами информация будет проверена только несколькими людьми, включите ее в письмо, содержащее ваши личные комментарии. Однако, если вы собираете информацию, которая будет прочитана многими людьми или на которую в будущем будут ссылаться люди за пределами вашей компании, используйте бизнес-отчет. Финансовые данные, например, могут быть проверены акционерами вашей компании, бухгалтерами, юристами и государственными учреждениями.
Тип информации
Данные, скомпилированные в виде таблиц, списков, электронных таблиц или форм, лучше подходят для бизнес-отчета, чем для письма. Точно так же, если вы включаете графики или диаграммы, используйте отчет. Крупный исследовательский проект, такой как технико-экономическое обоснование, должен быть включен в отчет, поскольку он обеспечивает формат для выделения значительных объемов исследовательских данных, статистических данных, методов и результатов. С другой стороны, письмо полезно для краткого изложения исследования. Другие типы информации, которые обычно передаются в отчете, включают стратегические планы, отчеты о продажах, отчеты о соответствии и маркетинговые планы.
Формальность
Используйте деловой отчет, а не письмо, если ваше письмо носит формальный характер. Хотя вы можете свободно использовать «я» или «вы» в письме, отчет менее личный. Отчет написан в объективном тоне, в нем излагаются факты, а не высказываются мнения. Если вы хотите включить в отчет свое мнение, напишите это в письме, прилагаемом к отчету. Если представляемые вами материалы требуют ссылки на внешние источники, отчет также является подходящим форматом для этого. В зависимости от стиля, который предпочитает ваша компания, размещайте цитаты в тексте отчета, в сносках или в конце отчета.
