Ведение бизнеса обычно означает накопление большого количества записей, а без хорошей файловой системы огромный объем затрудняет получение конкретных записей в дальнейшем. Без надежного доступа к вашим документам ваш бизнес может дрейфовать или даже потерпеть неудачу, поэтому для эффективного ведения бизнеса вам понадобится хорошая файловая система. Это означает, что с самого начала необходимо разработать разумную схему организации файлов как для бумажных, так и для цифровых записей, а затем регулярно обновлять свои записи.
Организация цифровых файлов
Оцифровка файлов делает учет быстрее, проще, безопаснее и точнее. Каждая компания должна хранить цифровые копии всех бумажных документов, если у них нет веской причины не делать этого. Чтобы создать хорошую файловую схему для ваших электронных записей, используйте выделенный, защищенный компьютер и запланируйте регулярное резервное копирование этого компьютера - желательно в другом физическом месте - на случай, если компьютер выйдет из строя или весь ваш офис пострадает от стихийного бедствия. На компьютере создайте папки с файлами для всех ваших основных типов записей, таких как платежные ведомости, стоимость помещений, налоговые документы и дебиторская и кредиторская задолженность. При необходимости используйте вложенные папки для дальнейшего уточнения. Сделайте своей общей организационной целью быстрый и интуитивно понятный поиск любой конкретной записи.
Организация бумажных файлов
В результате унаследованной деловой практики большинство компаний все еще ведут бумажный учет всего. Иногда оригинал бумажной копии документа имеет уникальную юридическую силу, например заключенный договор аренды. В любом случае, стремясь избежать ненужной бумажной работы, вам все же необходимо создать хорошую систему учета ваших жестких файлов. Приобретите серию картотеки и расположите их в соответствии с типами хранящихся в них записей, сохраняя вместе основные типы записей и используя папки и разделы для разделения отдельных файлов. Не позволяйте разным базовым документам смешиваться в одних и тех же картотеках. Четко пометьте шкафы, чтобы вы знали, куда идти, чтобы сохранить или получить какую-либо конкретную запись. Оставьте много дополнительного места в шкафах, чтобы вы могли годами наращивать свои записи без необходимости перемещать файлы или сами шкафы.
Обработка входящих записей
По мере того, как вы создаете и получаете документы в ходе деловых операций, следите за своими документами, как в электронном, так и в бумажном виде. Обработайте новые документы, чтобы сразу создать цифровую версию - или, начиная с цифровой версии, распечатать бумажную копию, если необходимо, - а затем отправьте бумажную копию и работайте с цифровой копией, чтобы сэкономить время и проблемы. Печатайте обновленные бумажные копии файлов по мере необходимости. Не позволяйте файлам и папкам скапливаться на рабочем столе или на рабочем столе. Храните все в соответствующем месте, когда вы не используете его активно.
Обслуживание цифровых файлов
Когда дело доходит до электронных записей, на этапе запуска все ваши файлы могут уместиться на одном компьютере - и вы можете быть единственным сотрудником. Тем не менее, операция будет расширяться по мере роста вашего бизнеса и заработной платы, поэтому в конечном итоге вы можете рассчитывать разделить основные типы записей на их собственные выделенные компьютеры. Просто отрежьте «ветви» своего дерева записей и переместите соответствующие папки на их собственные компьютеры. Кроме того, вы можете рассчитывать на внесение изменений и изменений в файловую структуру по мере роста вашего бизнеса, что потребует новых организационных подразделений. Затем, когда ваших файлов и папок станет больше, вы можете иногда архивировать старые записи в архивные подпапки, чтобы уменьшить беспорядок в пространстве активных папок. Храните все там, где вы или ваш сотрудник можете легко получить к нему доступ позже.
Обслуживание бумажных файлов
Когда дело доходит до бумажных файлов, регулярно обновляйте свои картотеки по мере необходимости, чтобы у всех записей было логичное место для хранения. Периодически удаляйте старые файлы, которые, вероятно, вам больше не нужны для бизнеса или налоговых целей, и архивируйте их в отдельном месте - либо в архивных картотеках на месте, либо на специальном складе.
