Доступ к календарю для просмотра предстоящих событий - важная часть эффективного управления своим временем. В то время как к учетным записям Exchange можно получить доступ через большинство почтовых клиентов, Microsoft Outlook позволяет вам получить доступ ко всей информации вашей учетной записи Exchange из одного места, включая календарь. По умолчанию ваш календарь обновляется в Outlook всякий раз, когда у вас есть активное подключение к Интернету для отправки и получения информации о папке обмена. Новые встречи, которые вы добавляете в свой календарь в клиенте Outlook, автоматически обновляются и синхронизируются с сервером обмена вашей организации.
Отправить / получить календарь Exchange
1
Откройте Outlook и нажмите «Календарь», который находится на панели навигации в нижней части Outlook.
2
Щелкните вкладку «Отправить / получить».
3
Нажмите кнопку «Обновить папку» в группе отправки и получения на ленте отправки и получения. Ваш календарь обмена будет обновлен, а индикатор выполнения покажет статус после «Отправить / получить» в строке состояния Outlook. Или нажмите кнопку «Отправить / получить все папки» или нажмите «F9», чтобы обновить все папки, настроенные в Outlook.
Создать встречу или встречу
1
Откройте Outlook и нажмите «Календарь» на нижней панели навигации.
2
Нажмите кнопку «Новая встреча» в группе «Новая» на ленте «Домой». Или нажмите «Ctrl-Shift-A», чтобы создать встречу.
3
Введите описание в поле «Тема», местоположение - в поле «Местоположение», а сведения о событии - в основное поле текста встречи.
4
Введите дату и время в поля рядом с «Время начала» и «Время окончания», чтобы назначить встречу. Например, вы можете ввести «Сегодня», «Две недели до завтра» или дату в любом признанном формате, например «01.01.2015». Щелкнув значок календаря, вы можете выбрать дату в календаре. Кроме того, вы можете установить дату, а затем установить флажок рядом с «Мероприятие на весь день», чтобы превратить встречу в мероприятие на весь день.
5
Щелкните раскрывающееся меню «Показать как» в группе «Параметры» на ленте «Встреча» и выберите способ отметки времени в календаре. Этот параметр указывает другим, просматривающим ваш календарь, когда вы свободны или заняты для новых приглашений на собрание. По умолчанию мероприятия на весь день отображаются как «Свободные», а новые встречи отображаются как «Заняты» в вашем календаре.
6
Нажмите кнопку «Повторение» в группе «Параметры» на ленте «Встреча», а затем настройте расписание повторения, если вы хотите, чтобы встреча повторялась в серии. Например, щелкните переключатель рядом с «Ежемесячно», введите «1» в поле рядом с «День», а затем введите «2» в поле рядом с «Из каждых», чтобы настроить повторяющуюся встречу раз в два месяца. Нажмите кнопку «ОК», чтобы сохранить изменения.
7
Нажмите кнопку раскрывающегося списка «Категоризация» в группе «Теги» на ленте «Встреча», а затем щелкните категорию Outlook, которую нужно назначить встрече.
8
Нажмите кнопку «Пригласить участников» в группе «Посетители» на ленте «Встреча», чтобы изменить встречу на собрание. Введите адреса электронной почты всех участников, которым вы хотите получить приглашение на собрание. Либо нажмите кнопку «Кому…», чтобы просмотреть глобальную адресную книгу своей организации, дважды щелкните имя контакта, которого вы хотите пригласить на встречу, а затем нажмите кнопку «ОК». Чтобы переключить встречу на встречу, нажмите кнопку «Отменить приглашение» в группе «Участники» на ленте «Встреча».
9
Нажмите кнопку «Сохранить и закрыть» в группе «Действия» на вкладке «Встреча» или «Собрание», чтобы сохранить встречу и отправить приглашения на собрание всем участникам, которых вы включили.
