Бизнес по-прежнему можно вести без компьютера, но это должен быть очень маленький бизнес, и вы определенно будете поступать нелегко. Поскольку у вас, скорее всего, есть компьютеры в вашем бизнесе, имеет смысл максимизировать ценность, которую вы получаете от них. Один из способов сделать это - компьютеризовать систему инвентаризации. Вы можете использовать компьютер только для ускорения ведения записей или перейти к полноценной системе инвентаризации в реальном времени, в зависимости от ваших потребностей, но в любом случае вы выиграете от ее компьютеризации.
Периодические и постоянные системы инвентаризации
Вообще говоря, есть два способа управлять своим инвентарем. Один из них заключается в том, чтобы физически подсчитывать их периодически через равные промежутки времени, а затем согласовывать ваши фактические запасы с цифрами, указанными в ваших книгах, после того, как вы учли входящие заказы и исходящие продажи. Этот метод извлекает выгоду из компьютеризации во многих отношениях, хотя, если ваш бизнес достаточно мал, вы можете сохранить его полностью «старой школой», используя ручки и бумагу.
Компании с большими запасами, которыми нужно управлять, и более высоким товарооборотом, как правило, отдают предпочтение так называемой системе непрерывных запасов. Этот тип системы отслеживает ваши продажи и заказы в режиме реального времени, обновляя количество ваших запасов при каждой транзакции. Вот где преимущества компьютеризации проявляются наиболее ярко.
Быстрый и точный подсчет
Даже если вы используете систему непрерывной инвентаризации, вам нужно время от времени проводить физический подсчет, чтобы убедиться, что ваши инвентаризационные записи точны. Одним из самых больших преимуществ компьютеризированной системы инвентаризации является то, что она обеспечивает более быстрый и точный подсчет.
Сканирование штрих-кодов или QR-кодов происходит быстрее и проще, чем вручную записывать складские номера или листать страницы инвентарных ведомостей в поисках нужного товара. Это также означает, что вам не придется вручную переносить эти числа в бухгалтерское программное обеспечение или базу данных инвентаризации, что устраняет еще один возможный источник ошибок и несколько часов времени для ввода данных. Вместо этого это быстрая электронная загрузка.
Лучшее получение и доставка
Компьютеризированные системы инвентаризации также упрощают отгрузку и прием заказов и оставляют меньше места для ошибок. Вы можете просто отсканировать товар в инвентарь по мере его поступления, и он отобразится в вашем наличии. Точно так же, когда вы отправляете заказ своим клиентам, вы можете сканировать каждый товар, отсутствующий на складе.
В розничной торговле ваши кассиры делают то же самое, поскольку они пролистывают или сканируют каждый проданный товар. Вам по-прежнему необходимо обучить своих сотрудников проверять содержимое каждой коробки на соответствие заказу или счету, но вы по-прежнему устраняете один или несколько шагов ввода данных, на которых могут возникнуть ошибки.
Сниженная усадка и отсутствие инвентаря
Каждый раз, когда вы подсчитываете свой инвентарь, вы обнаруживаете, что кое-что из того, что вам нужно, просто отсутствует. Для этого есть ряд возможных причин, среди которых кража в магазине и кража сотрудников возглавляют список. Ваши собственные внутренние административные ошибки и мошенничество с поставщиками также являются важными факторами.
Согласно данным опроса Национальной федерации розничной торговли 2017 года, на них в общей сложности приходится более 26 процентов потерь, что может принести реальную прибыль. Снижая вероятность ошибок в процессах подсчета, отправки и получения, компьютеризированные системы инвентаризации могут помочь снизить это число.
Лучшее управление запасами
Если вы используете систему периодической инвентаризации, ваша бухгалтерская инвентаризация обычно устареет к тому времени, когда ваш бухгалтер завершит обновление данных. Это означает, что вам нужно всегда иметь при себе хотя бы небольшое количество дополнительных запасов, чтобы покрыть ваши прогнозируемые продажи или запланированное производство, если вы ресторан или производитель. Это связывает деньги и место для хранения, которые в противном случае были бы в вашем распоряжении.
С компьютеризированной системой постоянного инвентаризации вы всегда будете знать уровень своего инвентаря с первого взгляда. Возможно, вы сможете иметь меньше запасов или даже перейти к полноценной системе учета запасов точно в срок, когда продукты будут поступать от ваших поставщиков по мере необходимости. Это может дать реальную экономию средств.
Информация об управлении в реальном времени
Одним из важнейших преимуществ компьютеризированной системы непрерывного учета запасов является то, что она предоставляет вам необходимую управленческую информацию в режиме реального времени. Это выходит за рамки текущих показателей продаж и уровней запасов и затрагивает самую суть вашей деятельности. Рассмотрим, например, вашу себестоимость проданных товаров (COGS). Это показатель, который измеряет, насколько эффективно вы превращаете свои поставки в выручку от продаж или, в случае розничного продавца, какую прибыль вы получили от проданных продуктов.
В системе периодической инвентаризации вы по-настоящему знаете свои COGS только в конце цикла инвентаризации, когда вы физически подсчитали свои запасы, а ваш бухгалтер может выполнить вычисления. Между тем вы работаете, исходя из предположения о потоке затрат, что является немногим большим, чем «наилучшее предположение». Благодаря системе непрерывной инвентаризации вы можете в любое время увидеть актуальные COGS, а это значит, что вы будете выявлять и исправлять проблемы по мере их возникновения.
