Планирование мощностей - это способ узнать, есть ли у вашей компании все необходимое для выполнения необходимой работы или для выполнения новой работы. Когда у вас есть хорошее планирование мощностей, вы можете браться за новые проекты и эффективно завершать текущие.
Учитывайте свои возможности
Узнайте, сколько времени требуется вашим сотрудникам для выполнения задач. Если вы предлагаете услугу, подумайте о том, сколько проектов может выполнять каждый сотрудник одновременно, чтобы выполнить услуги в разумные сроки.
Если несколько сотрудников задействованы в предоставлении разных услуг для одного и того же клиента, рассмотрите тип задачи, которую выполняет каждый сотрудник, и сколько времени обычно требуется на выполнение каждой задачи.
Когда вы получите представление о количестве времени, которое обычно требуется для каждой задачи, вы можете начать оценивать, можете ли вы взять на себя больше работы или стоит ли ее расширять, чтобы иметь возможность обслуживать больше клиентов или производить больше товаров.
Учитывайте навыки сотрудников
Некоторые сотрудники лучше справляются с определенными задачами в команде. Убедитесь, что капитаны ваших команд умеют определять эти навыки, и применяйте эти навыки при завершении проекта. В маркетинговом проекте вы хотите, чтобы дизайнеры создавали привлекательную графику, а писатели - яркие слоганы.
В производственной среде убедитесь, что у вас есть сотрудники, которые должным образом обучены и обладают навыками для того, что они производят или продают. Например, в розничной торговле сотрудник, который быстро складывает полки, может не спешить с кассовым аппаратом, и наоборот.
Расчет точных рабочих нагрузок
Определите, с какой рабочей нагрузкой может справиться ваша команда. После того, как вы оценили сильные и слабые стороны каждого, подумайте, сколько времени требуется команде, чтобы справиться с каждым процессом. Помните, что проект в последнюю минуту, который собирает всех вместе, чтобы выполнить в считанные часы или дни, нельзя повторять каждую неделю или даже каждый месяц. Вы же не хотите, чтобы члены команды выгорели.
Взгляните на свои долгосрочные проекты и на то, связаны ли они с новым клиентом, новым продуктом или расширением существующей услуги. Затем реалистично оцените способность вашей фирмы выполнять эти проекты.
Подумайте, сколько у вас работы и что вам нужно для ее выполнения. Затем оцените, какие ресурсы вы должны посвятить задачам. Сравните объем работы, который у вас есть в настоящее время, с вашими ресурсами. Существуют программные системы для планирования мощности, которые помогут вам в ваших расчетах.
Стратегии использования
Что произойдет, если у вас будет больше проектов или продуктов, чем ресурсов? Что произойдет, если у вас будет больше сотрудников, чем проектов или продуктов? Это так называемые пробелы, поэтому потребность в планировании мощностей. У вас должен быть конкретный план для устранения каждого типа пробелов, когда они возникают.
Составьте список навыков вашего персонала, чтобы вы могли перемещать людей в соответствии с потребностями вашего проекта. Если вы занимаетесь производством продукта, решите, нужно ли вам обновить оборудование или перенаправить персонал для других проектов. Обучите своих сотрудников выполнять проекты, когда это необходимо.
График будущего
Реализуя планирование мощности в управлении операциями, вы пытаетесь предсказать будущее. Используйте диаграммы управления проектами, чтобы проиллюстрировать свои варианты. Точное заполнение этих диаграмм подскажет вам, где вы находитесь.
Когда вы подключаете различные параметры, диаграмма должна показывать, чего ожидать. Вы должны иметь представление о том, эффективен ли ваш процесс, есть ли у вас возможность взяться за новые проекты или вам следует сократить количество проектов.
Взгляните на историю
Используйте прошлую историю в своей диаграмме управления проектами. Это поможет вам оценить спрос на ваш продукт или услугу на основе прошлой истории, и вы должны начать видеть закономерности в своих процессах. Это, в свою очередь, покажет важность планирования мощностей для организации.
Ваши диаграммы также должны выявить любые недостатки в вашем процессе или места, где что-то может застрять. Если что-то вызывает узкое место, оно должно появиться. Их решение должно иметь большое значение для повышения эффективности производственного процесса.
Необходимость планирования мощностей
Это легко объяснить, если учесть, что произойдет, если вы не выполните планирование мощностей. Сначала вы не поймете, что что-то не так. Он не сразу отображается в балансе.
И это требует дополнительного времени. Многие менеджеры думают, что им не хватает времени или ресурсов для тщательного планирования мощностей. Но время, необходимое для выполнения этого планирования мощности, вероятно, избавит вас от досадной задачи объяснения позже, почему проект не сработал или почему вы не смогли уложиться в сроки производства.
Невыполнение планирования мощностей может привести к чрезмерному использованию оборудования или перегруженности персонала. Сотрудникам, которые потратили дополнительные часы на завершение проекта, потребуется перерыв перед тем, как перейти к следующему проекту, который, надеюсь, не доведет их до изнеможения.
Некоторые другие недостатки
Только представьте, что может случиться, если не использовать планирование мощностей:
- Возможно, вам понадобится купить оборудование прежде чем вы будете готовы. Чрезмерно используемое оборудование может выйти из строя.
- Yнаш персонал может страдать от низкого морального духа. Это снизит вероятность того, что они будут хорошо выполнять свою работу.
- Низкий моральный дух может привести к засорению проекта, что могло привести к сбою.
- Сотрудники могут принять решение об увольнении, оставляя вас в нехватке персонала для большого проекта.
- Может пострадать качество проекта. Потеря проекта из-за низкого качества - это то, что можно легко предотвратить при своевременном планировании мощностей.
- Переделка проекта или производство новых продуктов оправдать ожидания клиента будет стоить вам денег, денег, которые вы, вероятно, не заложили в свой прогноз бюджета.
- Несоблюдение ожиданий может повредить ваша репутация и приведет к потере не только текущих клиентов, но и потенциальных новых клиентов.
Строить в процессе
Если вы организуете планирование производственных мощностей как обычную часть своего бизнеса, вы будете впереди всех, а не будете пытаться наверстать упущенное. Работайте со своими менеджерами, чтобы оценивать свои ресурсы перед каждым проектом, чтобы, когда новый проект застает вас врасплох, у вас будет готов план.
Научитесь подбирать ресурсы для вашего проекта или производства. Используйте программное обеспечение или электронные таблицы, которые позволят вам обновлять и вносить необходимые изменения.
Всегда оставляйте маленькую комнату
Если вы все время работаете на полную мощность, вы можете быть настроены на выполнение текущих проектов, но это оставляет мало места для инноваций или проблем. Если у вас недостаточно мощности, вы будете лучше подготовлены для обработки дополнительной партии груза или дополнительного запроса.
Если дать вашей компании немного передышки, возможно, От 10 до 15 процентов, вы даете своим сотрудникам возможность воспринимать любые изменения, связанные с проектом. Может быть, кто-то уходит в декретный отпуск, а может быть, новый клиент хочет ваших услуг. Может быть, новый продукт станет популярным.
Когда с вашей компанией происходят хорошие вещи, вы хотите, чтобы ваши сотрудники могли справляться с рабочей нагрузкой, не теряя при этом хорошего баланса между работой и личной жизнью. Вы хотите, чтобы ваша компания сохранила свою репутацию. Планирование мощностей предоставит вам инструменты, необходимые для этого.
