План коммуникации описывает, чего организация хочет достичь с помощью отправляемой информации. В нем перечислены цели, инструменты, используемые для коммуникации, и предполагаемые получатели. В плане описывается, какая информация будет передаваться и как она будет распространяться. План также определяет людей, ответственных за создание и управление информацией, когда ее следует передавать и где следует хранить записи.
Содержание
Коммуникация включает печатные публикации, материалы конференций и связей с общественностью, юридические документы и онлайн-контент. Другие виды коммуникации включают опросы, отчеты, выступления и другие документы компании. Типы маркетинговых коммуникаций включают информационные бюллетени по проектам, отзывы, презентации и другие рекламные материалы. Типичные механизмы, используемые для доставки сообщения, включают плакаты, брошюры и веб-сайты. План коммуникации обычно включает календарь, чтобы указать, когда коммуникационные материалы будут доступны. Кроме того, в плане определен метод измерения эффективности коммуникации.
Цель
План коммуникации действует как проактивная мера, гарантирующая, что каждый будет своевременно получать нужную информацию. План описывает, кто производит каждый тип коммуникации и как часто он обновляется или распространяется. Приоритизация коммуникационных потребностей помогает организации определить, сколько времени необходимо выделить на эти задачи в общем организационном планировании.
Аудитория
В плане коммуникации указываются типы сообщений и то, кто их должен получать. Четкое определение аудитории и ее потребностей значительно упрощает написание сообщения. Например, информационные бюллетени, адресованные сотрудникам, должны содержать подробную информацию о предстоящих событиях, обеспечивать признание выдающихся результатов и запрашивать мнения по заявлениям о миссии и другим вопросам для обсуждения в организации.
Доставка
Мультимедийные презентации, записанные обучающие мероприятия, подкасты и технологические инструменты социальных сетей, такие как вики-сайты, блоги и форумы, гарантируют, что участники получат всю необходимую информацию, когда они в ней нуждаются. В ситуациях, требующих срочного решения, отправка информации голосом, текстом и электронной почтой позволяет быстро оповещать всех, гарантирует принятие наилучших решений, а также информированность и вовлеченность всех людей.
лист регистраций изменений
Добавление истории изменений в план коммуникации гарантирует, что изменения в стратегии коммуникации будут задокументированы. Оценка инструментов и методов, используемых для коммуникации, позволяет организации установить передовой опыт и повторно использовать успешные стратегии при следующих усилиях, экономя время и деньги.