Отсутствие сотрудников может быть дорогостоящим, особенно если вам нужно нанять временных работников или оплачивать сверхурочные другим сотрудникам, чтобы обеспечить достаточный штат сотрудников для вашего бизнеса. Неявки делятся на три категории: уважительные (заранее утвержденные руководителем); без уважительной (не утвержденной заранее) и без вины (не засекреченные). Отсутствие на работе по уважительной причине и отсутствие по вине обычно считаются расходами на ведение бизнеса, но контроль расходов из-за отсутствия на работе без уважительной причины жизненно важен для малого бизнеса. Понимание законов, касающихся прогулов, может помочь вашему бизнесу контролировать расходы, избегая юридических ловушек.
Освобожденные и не освобожденные сотрудники
Законы, касающиеся оплаты труда во время отсутствия, применяются по-разному к освобожденным и не освобожденным работникам. Большинство сотрудников, отнесенных к категории «не освобожденных», подпадают под действие Закона о справедливых трудовых стандартах, правила заработной платы и часов и могут быть уволены за все время, пропущенное на работе. Освобожденные сотрудники освобождаются от правил FLSA; наиболее распространенные исключения - для белых воротничков, руководителей и профессиональных сотрудников, ИТ-специалистов и внештатного торгового персонала.
Если освобожденный сотрудник работал в любое время в течение расчетной недели, его заработная плата не может быть закреплена без риска потери статуса освобожденного от уплаты налогов. Утрата статуса освобождения означает, что вам придется платить в 1,5 раза больше его ставки за каждый час, который он отработал задним числом после 40 и в дальнейшем. Однако письменная политика, в которой указывается определенное количество дней по болезни или личных дней, позволит вам подсчитывать пропущенные дни по этому количеству; если освобожденный сотрудник превышает это число, вы можете закрепить заработную плату и, если сотрудник не соответствует другим критериям, принять дисциплинарные меры.
Болезни, инвалидность и травмы
Два других федеральных закона регулируют отсутствие на работе по болезни или инвалидности и применяются как к освобожденным, так и к не освобожденным работникам. Закон о семейном отпуске по болезни применяется к предприятиям, на которых работает более 50 человек; он требует, чтобы работодатели предоставляли работникам до 12 недель неоплачиваемого, но защищенного от работы отпуска ежегодно в связи с их серьезным заболеванием или для ухода за новорожденными, недавно усыновленными или больными членами семьи. Он также разрешает отпуск, когда члены семьи служат в армии. Отпуск можно брать как поочередно, так и с перерывами. Закон об американцах с ограниченными возможностями применяется к предприятиям, в которых занято более 15 сотрудников, и требует, чтобы вы предоставляли расширенный отпуск, если это необходимо для удовлетворения потребностей сотрудника с ограниченными возможностями. Это также требует, чтобы вы не подвергали этого сотрудника дискриминации при приеме на работу или продвижении по службе из-за его инвалидности или необходимости в дополнительном отпуске. Помимо федеральных правил, в штатах действуют собственные законы, защищающие работников, которым приходится брать отпуск из-за травм, полученных на работе.
Политика посещаемости
Лучший способ справиться с невыходами на работу - разработать политику посещаемости, которая отвечает потребностям вашего бизнеса и соответствует закону. Надежная политика посещаемости должна охватывать все следующее: опоздания, болезнь, личные дела, отпуск по семейным обстоятельствам и отпуск по болезни (включая отпуск в армии) и отпуск по инвалидности. Политика должна быть конкретной. Например, через какое время после начала смены сотрудник должен позвонить, если она заболела, чтобы избежать дисциплинарных взысканий? или сколько уведомлений сотрудник должен направить руководителю за отсутствие по уважительной причине? Политика также должна четко указывать, что вызывает дисциплинарные меры и как эта дисциплина будет развиваться; например, первый случай отсутствия без уважительной причины или экстренного отсутствия без звонка вызовет устное предупреждение; второй - письменное предупреждение, третий - основание для прекращения. Сообщите о политике в письменной форме сотрудникам и обучите руководителей. После разработки применяйте политику последовательно, чтобы избежать жалоб на дискриминацию.
Отсутствие неисправности
Некоторые компании разрабатывают политику отсутствия ошибок. В соответствии с этой системой не делается попыток классифицировать отсутствие по уважительной причине или без уважительной причины; вместо этого каждому сотруднику предоставляется определенное количество выходных дней, которые он может использовать по своему усмотрению. Прогрессивная дисциплина применяется, когда сотрудник превышает допустимое количество отсутствий. Хотя эта система может показаться простой в администрировании, незнание причин отсутствия ваших сотрудников может создать проблемы при доказательстве того, что вы соблюдаете FMLA. Этот тип системы также может не соответствовать потребностям вашего бизнеса в розничной торговле или в колл-центре, когда критически важно покрытие в определенные часы.
Бухучет, ведение учета, делопроизводство
Правильное ведение документации важно, чтобы избежать судебных исков. Например, работники могут утверждать, что они годами работали в обычное «рабочее время», отслеживая свои сверхурочные часы, а затем брали дополнительный отпуск, чтобы компенсировать сверхурочные. Если у вас нет официальных записей времени, вы не сможете доказать иначе. Многие системы расчета заработной платы могут отслеживать отсутствие на работе и различать типы отсутствий. Если в вашей компании нет такой возможности, разработайте другой способ отслеживания отдельных отсутствий, а также введите и сведите итоговые данные по всей компании.
